OCR ระบบ AI อ่านเอกสาร วิธีง่าย ๆ ที่ช่วยให้ธุรกิจทำกำไรมากขึ้น ทำงานน้อยลง

แม้เทคโนโลยีจะก้าวหน้า แต่การป้อนข้อมูลด้วยมือยังคงเป็นวิธีที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในองค์กรธุรกิจ โดยเฉพาะธุรกิจ B2B ซึ่งมีถึง 48% ที่ยังคงใช้วิธีนี้ [1] ปฏิเสธไม่ได้ว่า ปัญหาสำคัญของกระบวนการนี้คือความเสี่ยงต่อข้อผิดพลาดของมนุษย์ (Human error) ซึ่งตามรายงานของ Gartner ทำให้องค์กรสูญเสียเงินโดยเฉลี่ยถึง 15 ล้านดอลลาร์สหรัฐต่อปี หรือราว ๆ 500 ล้านบาทไทย [2] 

นอกจากนี้ การที่พนักงานต้องมาคีย์เอกสารด้วยตัวเองทีละแผ่น ยังเป็นกระบวนการที่ใช้เวลามาก โดยพนักงานเกือบ 60% คิดว่าหากทำให้งานเหล่านี้เป็นระบบอัตโนมัติได้ จะช่วยประหยัดเวลาได้มากกว่า 6 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ [3]

เทคโนโลยี OCR (Optical Character Recognition) ระบบแปลงข้อความเอกสารเป็นข้อความดิจิทัล คือหนึ่งในวิธีการที่สามารถช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้ได้ โดยจะเข้าช่วยอ่านข้อมูลจากเอกสารกระดาษหรือไฟล์รูปภาพให้เป็นข้อมูลดิจิทัล ช่วยลดภาระงาน เพิ่มความแม่นยำ และประสิทธิภาพการจัดการข้อมูล การนำเทคโนโลยีนี้มาใช้จึงเป็นก้าวสำคัญสำหรับองค์กรที่ต้องการเพิ่มความสามารถการแข่งขันในยุคดิจิทัล

ความเข้าใจพื้นฐานของ OCR – AI แปลงเอกสารเป็นข้อความ

ด้วยข้อผิดพลาดและความเสี่ยงที่องค์กรต้องแบกรับ ธุรกิจต่าง ๆ จึงเริ่มมองหาวิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ด้วยการนำระบบอัตโนมัติมาใช้แทนการป้อนข้อมูลด้วยมือ เนื่องจากสามารถช่วยลดความผิดพลาด ประหยัดเวลา และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างมาก

OCR ระบบแปลงข้อความเอกสารเป็นข้อความดิจิทัลคืออะไร?

OCR คือเทคโนโลยีที่ใช้ปัญญาประดิษฐ์แปลงข้อมูลจากเอกสารกระดาษหรือไฟล์ภาพ ให้เป็นข้อความดิจิทัลซึ่งนำข้อมูลที่ได้ไปจัดเก็บ ค้นหาและแก้ไขได้ โดยกระบวนการทำงานของ OCR เริ่มจากการสแกนเอกสาร จากนั้นระบบจะวิเคราะห์และแยกแยะตัวอักษร ตัวเลข และสัญลักษณ์ต่าง ๆ แล้วแปลงเป็นข้อความดิจิทัล

อธิบายให้เห็นภาพแบบง่าย ๆ คือ เหมือนมีคนมานั่งพิมพ์ข้อมูลจากเอกสารให้คุณโดยอัตโนมัตินั่นเอง

ความสำคัญของเทคโนโลยี AI : OCR

การป้อนข้อมูลด้วยมือมักมีข้อจำกัดด้านความแม่นยำ เนื่องจากอาจเกิดความผิดพลาดจากการเสียสมาธิหรือความเหนื่อยล้าได้ง่าย ในทางตรงกันข้าม ระบบ AI : OCR มีความแม่นยำและรวดเร็วกว่า แม้ว่าประสิทธิภาพอาจขึ้นอยู่กับคุณภาพของรูปภาพหรือเอกสารที่ป้อนเข้าไป 

OCR ช่วยลดข้อผิดพลาดและเพิ่มความถูกต้องของข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับข้อมูลจำนวนมากหรือที่ต้องการความแม่นยำสูง นอกจากนี้ยังเพิ่มความคล่องตัวการจัดการข้อมูล ทำให้องค์กรสามารถเข้าถึงและใช้ประโยชน์จากข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยเหตุนี้ OCR จึงเหมาะสมกับงานที่ต้องการความถูกต้องสูงและมีปริมาณข้อมูลมาก

ประโยชน์ของ OCR สำหรับการเพิ่ม ROI

การนำเทคโนโลยี OCR มาใช้ในองค์กรสร้างผลตอบแทนการลงทุน (ROI) ที่สูงขึ้น เนื่องจากช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากรสำหรับจัดการเอกสาร ลดความผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลด้วยมือ และเพิ่มประสิทธิภาพการเข้าถึงและใช้งานข้อมูล ส่งผลให้องค์กรสามารถตัดสินใจทางธุรกิจได้รวดเร็วและแม่นยำมากขึ้น

• 1.ลดต้นทุนจัดการเอกสาร

1. 1. • ลดความจำเป็นการใช้แรงงานมนุษย์เพื่อป้อนข้อมูล
      • ประหยัดค่าใช้จ่ายสำหรับจัดเก็บเอกสาร โดย AIIM รายงานว่าองค์กรลดค่าใช้จ่ายจัดเก็บเอกสารได้ถึง 80% เมื่อใช้ระบบ OCR [5]

• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

1. 1. • พนักงานค้นหาข้อมูลเร็วขึ้น โดยการศึกษาของ IDC พบว่าพนักงานประหยัดเวลาค้นหาข้อมูลได้ถึง 30% เมื่อใช้ระบบ OCR [6]
      • แชร์ข้อมูลและไฟล์ต่าง ๆ ภายในองค์กรได้สะดวกขึ้น ทำให้การทำงานร่วมกันของพนักงานแต่ละทีมมีประสิทธิภาพมากขึ้น

• การเพิ่มรายได้และโอกาสการแข่งขันทางธุรกิจ

1. • ปรับปรุงประสบการณ์ลูกค้าด้วยการให้บริการที่รวดเร็วและแม่นยำมากขึ้น
   • เพิ่มศักยภาพการวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก McKinsey รายงานว่าองค์กรที่ใช้ข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพมีโอกาสเพิ่มผลกำไรได้มากกว่า 60% เมื่อเทียบกับคู่แข่ง [7] 

ตัวอย่างกลุ่มธุรกิจที่ประสบความสำเร็จจากการใช้ OCR

กราฟแสดงความสำเร็จของการใช้ OCR แต่ละกลุ่มธุรกิจ [8]

• OCR ในกลุ่มธุรกิจการเงิน / การธนาคาร – การประมวลผลเอกสารการเงินและการจัดการใบแจ้งหนี้

1. 1. • ช่วยดึงข้อมูลสำคัญจากใบแจ้งหนี้ แบบฟอร์มธนาคาร บัตรประชาชน สมุดเล่มทะเบียนรถ สมุดบัญชีธนาคาร สลิปเงินเดือนโดยอัตโนมัติ 
      • ลดเวลาประมวลผลจาก 15 นาทีต่อฉบับ เหลือน้อยกว่า 1 นาที [8]
      • มีความแม่นยำสูงกว่า 98% สำหรับเอกสารมาตรฐาน  [8]

• OCR ในกลุ่มการแพทย์ / โรงพยาบาล  -การจัดการบันทึกทางการแพทย์และเอกสารผู้ป่วย

1. 1. • ช่วยแปลงบันทึกทางการแพทย์จากเป็นข้อมูลดิจิทัลอย่างมีประสิทธิภาพ
      • รองรับเอกสารหลากหลายประเภท เช่น ประวัติผู้ป่วย ผลแล็บ ใบสั่งยา
      • ความแม่นยำสูงกว่า 99% สำหรับแบบฟอร์มทางการแพทย์ที่มีโครงสร้าง [8]

• OCR ในกลุ่มกฎหมาย – เอกสารทางกฎหมายและการจัดการสัญญา

1. 1. • ช่วยประมวลผลสัญญา เอกสารศาล และจดหมายทางกฎหมาย
      • ลดเวลาการตรวจสอบเอกสารลงได้ถึง 70% [8]
      • สามารถระบุคำศัพท์ทางกฎหมาย สกัดข้อความสำคัญ และระบุเงื่อนไขสำคัญได้

• OCR ในกลุ่มหน่วยงานรัฐ – การประมวลผลเอกสารของภาครัฐและหน่วยงานราชการ

1. 1. • ช่วยประมวลผลเอกสารประชาชน การยื่นภาษี และบันทึกทางราชการ
      • รองรับหลายภาษาและรูปแบบเอกสาร
      • รักษาความปลอดภัยและเป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมาย

• OCR ในกลุ่มธุรกิจ Supply Chain – เอกสารด้าน Supply Chain และโลจิสติกส์

1. • ช่วยประมวลผลเอกสารการขนส่ง ใบขนและใบรับสินค้า และบันทึกสินค้าคงคลัง
   • ลดเวลาประมวลผลลงได้ถึง 80% เมื่อเทียบกับการทำด้วยมือ [8]
   • ปรับปรุงความสามารถการติดตามและตรวจสอบสินค้า

ทดลองใช้ระบบ AI: OCR ก่อนตัดสินใจ

ฟรี! ทดลองใช้ Demo OCR by WordSense

OCR by WordSense บริษัทในเครือ Looloo Technology หนึ่งในผู้นำตลาด OCR ไทยในปัจจุบัน โดดเด่นด้วยความแม่นยำสูงสำหรับการอ่านลายมือภาษาไทย  “OCR Handwriting” ที่แปลงลายมือภาษาไทยเป็นข้อความดิจิทัลได้อย่างแม่นยำ 

Average Accuracy Rate ตั้งต้นของ OCR by WordSense 

• 92% OCR Handwriting แปลงลายมือภาษาไทยเป็นข้อความดิจิทัล 
• 95% OCR Typed แปลงตัวพิมพ์ภาษาไทยเป็นข้อความดิจิทัล

Tips : ตัวเลข Average Accuracy Rate ตั้งต้น หมายความว่า ยิ่งคุณใช้งาน OCR ของเราเท่าไร ระบบก็ยิ่งเรียนรู้และพัฒนาขึ้นเรื่อย ๆ 

WordSense บริษัทในเครือ Looloo Technology เรามุ่งมั่นที่จะทำให้ข้อมูลเข้าถึงได้ง่าย สะดวก และพร้อมใช้งานทันที ภายใต้แนวคิด “Human Data Made Ready

ฟรี! ทดลองใช้ Demo OCR https://wordsense-ocr-demo.loolootech.com  

ฟรี! ปรึกษากับผู้เชี่ยวชาญของเรา 3 ชั่วโมง!  ติดต่อ WordSense วันนี้ เพื่อธุรกิจที่ Smart และแม่นยำขึ้น 

ติดต่อ: อีเมล: [email protected] หรือ โทรศัพท์: 02 028 7557

รายละเอียดเพิ่มเติม https://loolootech.com/wordsense-ocr/ 

บทสรุปการนำ OCR มาใช้เพื่อเพิ่ม ROI ในองค์กร

การนำ OCR มาใช้ในองค์กรไม่เพียงแต่ช่วยเพิ่ม ROI แต่ยังเป็นก้าวสำคัญสำหรับการยกระดับมาตรฐานการทำงานสู่ยุคดิจิทัลอย่างเต็มรูปแบบ ในโลกธุรกิจที่การแข่งขันทวีความรุนแรง การปรับตัวและนำเทคโนโลยีมาใช้อย่างชาญฉลาดจึงเป็นกุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จ

ถึงเวลาแล้วที่องค์กรของคุณจะก้าวสู่การเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญ ด้วยการนำ OCR มาใช้เพื่อปลดล็อกศักยภาพการจัดการข้อมูล เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน อย่าปล่อยให้โอกาสพัฒนาธุรกิจของคุณหลุดลอยไป เริ่มต้นการเดินทางสู่การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลด้วย OCR วันนี้ เพื่อก้าวสู่อนาคตที่สดใสกว่าของธุรกิจคุณ

สนใจรับคำปรึกษาฟรี 3 ชั่วโมง ติดต่อเราวันนี้ โทร. 02-028-7557

ฟรี! ทดลองใช้ Demo OCR by WordSense : wordsense-ocr-demo.loolootech.com

แหล่งข้อมูลอ้างอิง

[1] https://www.businesswire.com/news/home/20190228005139/en/report-Manual-Processes-Limiting-Value-of-Data-in-Manufacturing
[2] https://www.gartner.com/smarterwithgartner/how-to-create-a-business-case-for-data-quality-improvement#:~:text=Poor%20data%20quality%20destroys%20business%20value.%20Recent%20Gartner,a%20challenge%20faced%20by%20organizations%20of%20all%20sizes
[3] https://www.smartsheet.com/content-center/product-news/automation/workers-waste-quarter-work-week-manual-repetitive-tasks
[4] https://www.docuclipper.com/blog/ocr-data-entry/#:~:text=OCR%20Data%20Entry%3A%20Highly%20accurate,be%20as%20high%20as%204%25.
[5] AIIM: https://info.aiim.org/state-of-the-industry-intelligent-information-management
[6] IDC: https://www.idc.com/getdoc.jsp?containerId=prUS45119219
[7] McKinsey: https://www.mckinsey.com/business-functions/mckinsey-digital/our-insights/the-data-driven-enterprise-of-2025
[8] https://artificio.ai/blog/top-5-use-cases-of-ocr-technology-in-streamlining-business-processes