ป้อนข้อมูลด้วยมือ VS ระบบ OCR – เทคโนโลยี AI เปลี่ยนเกมการทำงาน ลด Human Error ลดต้นทุนการทำงาน

 

การจัดการข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพเป็นปัจจัยสำคัญขับเคลื่อนธุรกิจยุคดิจิทัล โดยเฉพาะภาคการเงิน การธนาคาร รัฐวิสาหกิจรวมถึงประกันภัย ซึ่งเป็นกลุ่มองค์กรที่ต้องรับมือกับเอกสารจำนวนมหาศาล การเปลี่ยนผ่านจากการป้อนข้อมูลด้วยมือไปสู่เทคโนโลยี AI : OCR (Optical Character Recognition) ที่ช่วยแปลงข้อความจากเอกสารเป็นข้อความดิจิทัล ไม่เพียงปรับปรุงกระบวนการทำงาน แต่ยังยกระดับขีดความสามารถขององค์กรและลดต้นทุนในระยะยาว 

เพื่อให้แต่ละองค์กรเข้าใจและเห็นภาพมากขึ้น WordSense by Looloo Technolgy ลองเปรียบเทียบความคุ้มค่าในด้านต่าง ๆ ระหว่างการป้อนข้อมูลด้วยมือแบบเดิมกับเทคโนโลยี OCR พร้อมด้วยข้อมูลเชิงลึก ซึ่งจะช่วยให้องค์กรตัดสินใจก้าวสู่การเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญนี้ได้อย่างมั่นใจ

ข้อจำกัดของการป้อนข้อมูลด้วยมือที่องค์กรเผชิญ

การป้อนข้อมูลด้วยมือเป็นวิธีที่คุ้นเคยสำหรับหลายองค์กร โดยเฉพาะธุรกิจ B2B ซึ่งมีถึง 48% ที่ยังคงใช้วิธีนี้ [1] แต่กระบวนการนี้มาพร้อมกับข้อจำกัดหลายประการ ซึ่งส่งผลกระทบโดยตรงต่อประสิทธิภาพการดำเนินงาน

1.ความล่าช้าและข้อผิดพลาด

การป้อนข้อมูลด้วยมือใช้เวลานาน โดยเฉพาะต้องจัดการเอกสารจำนวนมาก อาจใช้เวลาหลายวันถึงหลายสัปดาห์ในการประมวลผล นอกจากนี้ ความผิดพลาดของมนุษย์ (Human Error) ยังเป็นปัญหาสำคัญ ซึ่งมีอัตราความผิดพลาดถึง 4% หรือ 4 ครั้งต่อการป้อนข้อมูล 100 รายการ [2] ส่งผลกระทบต่อคุณภาพข้อมูลและการตัดสินใจทางธุรกิจ

2.ต้นทุนและข้อจำกัดในการขยายธุรกิจ

วิธีป้อนข้อมูลด้วยมือแบบเดิมส่งผลให้ต้นทุนการดำเนินงานเพิ่มขึ้น เนื่องจากต้องจ้างพนักงานจำนวนมากเพื่อทำงานที่ซ้ำซากและใช้เวลานาน นอกจากค่าแรงแล้ว ยังมีค่าใช้จ่ายเรื่องข้อผิดพลาดที่เกิดจากมนุษย์ ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อรายได้และชื่อเสียงขององค์กร ขณะเดียวกันเมื่อปริมาณงานเพิ่มขึ้น องค์กรจำเป็นต้องเพิ่มบุคลากร ทำให้ค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นโดยตรง โดยไม่ได้คำนึงถึง Economies of Scale – ลดต้นทุนการผลิตด้วยการผลิตสินค้าให้มากขึ้นเพื่อให้ได้ต้นทุนต่ำ [3]

AI : OCR by WordSense แปลงลายมือในใบสมัครบัครเครดิตเป็นข้อความดิจิทัล

ระบบ AI : OCR นวัตกรรมที่ปฏิวัติการจัดการข้อมูล

OCR (Optical Character Recognition) คือเทคโนโลยีที่ใช้ปัญญาประดิษฐ์แปลงข้อความเอกสารต่าง ๆ เช่น เอกสารกระดาษที่สแกน ไฟล์ PDF หรือรูปภาพ ให้เป็นข้อมูลดิจิทัลที่สามารถแก้ไข ค้นหาและจัดเก็บได้เป็นระบบ ซึ่งเทคโนโลยีนี้จะเข้ามาเปลี่ยนแปลงวิธีการที่องค์กรจัดการข้อมูลอย่างสิ้นเชิง

OCR by WordSense บริษัทในเครือ Looloo Technology หนึ่งในผู้นำตลาด OCR ไทยในปัจจุบัน โดดเด่นด้วยความแม่นยำสูง และเป็น “เจ้าแรกในไทยสำหรับการอ่านลายมือภาษาไทย (OCR Handwriting)” ที่แปลงลายมือภาษาไทยเป็นข้อความดิจิทัลได้อย่างแม่นยำ

ฟรี! ทดลองใช้ Demo OCR https://wordsense-ocr-demo.loolootech.com  

ฟรี! ปรึกษากับผู้เชี่ยวชาญของเรา 3 ชั่วโมง!  ติดต่อ WordSense วันนี้ เพื่อธุรกิจที่ Smart และแม่นยำขึ้น 

ติดต่อ: อีเมล: [email protected] หรือ โทรศัพท์: 020287557

รายละเอียดเพิ่มเติม https://loolootech.com/wordsense-ocr/ 

เปรียบเทียบประสิทธิภาพ – ป้อนข้อมูลด้วยมือ Manual VS ระบบ AI : OCR

ป้อนข้อมูลด้วยมือ Manual VS ระบบ AI : OCR by WordSense

1.ด้านบุคลากร (People)

การป้อนข้อมูลด้วยมือ

• ใช้เวลาและทรัพยากรของพนักงานมาก
• ต้องฝึกอบรมบุคลากรให้มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน
• งานที่ซ้ำซากจำเจส่งผลต่อความเหนื่อยล้าและลดประสิทธิภาพการทำงาน

ระบบ AI : OCR

• ฝึกอบรมพนักงานได้ง่ายและรวดเร็ว พนักงานเริ่มใช้งานได้ทันที
• พนักงานเปลี่ยนไปโฟกัสงานที่มีมูลค่าสูงกว่า เช่น การวิเคราะห์ข้อมูลหรือการบริการลูกค้า
• ลดภาระงานที่ซ้ำซากและเพิ่มความพึงพอใจในการทำงานของบุคลากร

2.ความแม่นยำ (Accuracy)

การป้อนข้อมูลด้วยมือ

• ความผิดพลาดของมนุษย์ถือเป็นที่มาของความไม่ถูกต้องของข้อมูลที่ใหญ่ที่สุด [4]
• ความเหนื่อยล้าและความไม่แน่นอนในการทำงานทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย

ระบบ AI : OCR

• OCR by WordSense ความแม่นยำตั้งต้นอยู่ที่ 92% สำหรับการแปลงลายมือภาษาไทย และ 95% สำหรับการแปลงตัวพิมพ์ภาษาไทย
• ใช้อัลกอริทึมขั้นสูงเพื่อรับรู้และแปลความหมายของข้อความ ทำให้มีข้อผิดพลาดน้อยกว่าการป้อนข้อมูลด้วยมือ
• ความแม่นยำเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องด้วยการเรียนรู้ของระบบ AI

3.เวลา (Time)

การป้อนข้อมูลด้วยมือ

• ใช้เวลาหลายชั่วโมงสำหรับป้อนข้อมูลจากเอกสารทีละแผ่นเข้าระบบ
• จำกัดด้วยชั่วโมงการทำงานของพนักงาน ทำให้ประมวลผลได้ช้า

ระบบ AI : OCR

• ประมวลผลเอกสารได้อัตโนมัติภายในไม่กี่วินาที
• ประมวลผลเอกสารหลายพันหน้าในเวลาไม่กี่นาที [4]
• รายงานจาก McKinsey ปี 2024 ระบุว่าบริษัทที่ใช้ OCR สามารถลดเวลาการจัดการใบแจ้งหนี้ลงได้ 20% [5]

4.ต้นทุน (Cost)

การป้อนข้อมูลด้วยมือ

• ต้นทุนพนักงานคงที่ไม่ว่าจะมีปริมาณงานเท่าใด
• ค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นตามปริมาณงานโดยไม่มี Economies of Scale
• เสี่ยงสูงต่อการจ่ายค่าปรับหรือค่าเสียหายจากความผิดพลาดสำหรับการป้อนข้อมูลของพนักงาน

ระบบ AI : OCR

• ลงทุนครั้งเดียว ได้ผลตอบแทนระยะยาว
• ลดความจำเป็นสำหรับการจ้างพนักงานป้อนข้อมูลจำนวนมาก
• ประหยัดค่าใช้จ่ายในการแก้ไขข้อผิดพลาดและการจัดเก็บเอกสารกระดาษ

5.ผลลัพธ์ (Result)

การป้อนข้อมูลด้วยมือ

• ใช้เวลานานในการจัดเก็บเอกสารและวิเคราะห์ข้อมูลหลังการป้อน
• ข้อมูลอาจไม่พร้อมใช้งานทันที และต้องผ่านกระบวนการตรวจสอบหลายขั้นตอน

ระบบ AI : OCR

• จัดเก็บและวิเคราะห์ข้อมูลอัตโนมัติ 
• ข้อมูลค้นหาได้และพร้อมใช้งานทันที เพิ่มประสิทธิภาพในการตัดสินใจ
• รวมเอกสารที่เกี่ยวข้องกันอัตโนมัติ ให้การวิเคราะห์ข้อมูลมีประสิทธิภาพมากขึ้น

6.ความปลอดภัยของข้อมูล (Data Security)

การป้อนข้อมูลด้วยมือ:

• ข้อมูลเสี่ยงต่อการรั่วไหลได้ง่าย เนื่องจากการเข้าถึงของพนักงาน
• การจัดเก็บเอกสารในรูปแบบกระดาษ ทำให้เกิดความเสี่ยงต่อการสูญหายหรือถูกทำลาย

ระบบ AI : OCR

• เพิ่มความปลอดภัยของข้อมูลด้วยการเข้ารหัสและการจำกัดสิทธิ์การเข้าถึง
• การจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบดิจิทัลช่วยป้องกันการสูญหายและง่ายต่อการสำรองข้อมูล
• สอดคล้องกับกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) ซึ่งเป็นข้อกำหนดสำคัญสำหรับองค์กรในปัจจุบัน

การประยุกต์ใช้ AI : OCR ในอุตสาหกรรมการเงินและธนาคาร

1. ประมวลผลใบแจ้งหนี้และเอกสารทางการเงิน

OCR ช่วยดึงข้อมูลสำคัญจากใบแจ้งหนี้ได้อัตโนมัติ เช่น วันที่ จำนวนเงิน และรายการสินค้า ลดเวลาการจัดการลงได้ถึง 20% ตามรายงานของ McKinsey ช่วยเร่งกระบวนการชำระเงินและเพิ่มความพึงพอใจของคู่ค้า [5]

2. กระทบยอดบัญชีธนาคาร

OCR สามารถสแกนงบการเงินและดึงข้อมูลตัวเลขมาเปรียบเทียบกับบัญชีคุณเพื่อค้นหาความแตกต่างได้อัตโนมัติ เดิมที่เคยใช้เวลาหลายชั่วโมงปัจจุบันใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที ทั้งยังเพิ่มความแม่นยำและลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดของมนุษย์

3. ตรวจสอบ KYC (Know Your Customer)

OCR ช่วยให้ธนาคารและสถาบันการเงินสามารถอ่านและตรวจสอบเอกสารยืนยันตัวตนของลูกค้า เช่น บัตรประจำตัวประชาชน หนังสือเดินทาง หรือใบแจ้งหนี้ค่าสาธารณูปโภคได้รวดเร็ว ทำให้กระบวนการเปิดบัญชีหรือสมัครสินเชื่อรวดเร็วขึ้น ภายใต้ข้อกำหนดทางกฎหมาย

4. วิเคราะห์สินเชื่อและความเสี่ยง

OCR สามารถวิเคราะห์รายได้หรือประวัติค่าใช้จ่ายจากงบการเงินหรือเอกสารภาษี แสดงรูปแบบการใช้จ่ายและสุขภาพทางการเงินอย่างรวดเร็ว ช่วยให้การตัดสินใจอนุมัติสินเชื่อเป็นไปอย่างรวดเร็วและอยู่บนพื้นฐานของข้อมูลที่ถูกต้อง

สรุป AI : OCR อย่าเสียโอกาสลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพธุรกิจ

เทคโนโลยี OCR เป็นการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นสำหรับองค์กรในยุคดิจิทัล นอกจากทดแทนการป้อนข้อมูลด้วยมือแล้ว ยังช่วยลดต้นทุน เพิ่มความแม่นยำ และประหยัดเวลา ดังนั้น การนำ OCR มาใช้จึงเป็นการลงทุนเชิงกลยุทธ์ที่สร้างความได้เปรียบในระยะยาว ช่วยให้องค์กรสามารถนำทรัพยากรไปใช้ในงานที่สร้างมูลค่าสูงขึ้น เช่น การวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกและการพัฒนาธุรกิจ

ในโลกธุรกิจที่แข่งขันสูง การใช้ OCR ไม่ใช่แค่การเลือกเทคโนโลยี แต่เป็นก้าวสำคัญสู่การจัดการข้อมูลที่จะเปลี่ยนโฉมธุรกิจ คุณพร้อมแล้วหรือยังที่จะปลดล็อกศักยภาพที่แท้จริงขององค์กร? OCR คือประตูสู่โอกาสทางธุรกิจที่ไร้ขีดจำกัด ในขณะที่คู่แข่งยังติดอยู่กับระบบเก่า แต่องค์กรของคุณสามารถก้าวล้ำไปข้างหน้าด้วยความเร็วและประสิทธิภาพที่เหนือกว่า

ถึงเวลาแล้วที่ต้องตัดสินใจ: จะให้โอกาสผ่านเลยไป หรือจะคว้าไว้และนำพาองค์กรเข้าสู่ยุคใหม่แห่งความสำเร็จด้วย OCR?

แหล่งข้อมูลอ้างอิง

[1] https://www.businesswire.com/news/home/20190228005139/en/report-Manual-Processes-Limiting-Value-of-Data-in-Manufacturing

[2] https://www.docuclipper.com/blog/human-error-statistics/

[3] https://www.vinnovatetechnologies.com/healthcare-case-studies.php

[4] https://tenthline.com/ocr-vs-manual-data-entry/

[5] https://klearstack.com/ocr-in-finance-and-accounting/